1. OBJETIVO

Establecer y divulgar las estrategias, políticas, condiciones y términos del uso del Programa Empresas ESTELAR de acuerdo con los lineamientos, regulaciones de seguridad de la información y disposiciones legales para fidelizar a las compañias que generan reservas de alojamiento por medio del canal WEB, cuya razón social tenga relación comercial con Hoteles ESTELAR.

2. ALCANCE

Aplica para todos las operaciones hoteles en Colombia, de acuerdo con las condiciones comerciales, tarifarias, operativas, legales y de riesgo definidas por  de Hoteles ESTELAR. Solo por concepto de alojamiento no aplica acumulación para los demas servicios tomados durante la estadía.

3. RESPONSABLES

• Director Corporativo Mercadeo y Ventas

• Gerente Corporativo Canal Empresarial

• Gerente Corporativo Programas de Lealtad

• Coordinador de Programas de Lealtad

4. DEFINICIONES 

• Acumulación: Acreditación de beneficios para la compañía de acuerdo con la producción de noches efectivas tomadas por medio de la WEB.

5.1. LINEAMIENTOS GENERALES

5.1.1. Las políticas, términos y condiciones del Programa Empresas ESTELAR serán determinados de forma exclusiva y su interpretación será facultativa de Hoteles ESTELAR, quien se reserva el derecho de añadir, cambiar, eliminar o introducir cualquier modificación a las políticas, términos y condiciones o cualquiera de las reglas vinculadas al Programa con previo aviso por los canales de comunicación disponibles, aun cuando dichos cambios puedan afectar los beneficios solicitados. 

5.1.2. Entidades Estatales o Gubernamentales, nacionales o extranjeros, no son elegibles para obtener la inscripción al Programa Empresas ESTELAR y no pueden acumular ni redimir.

5.1.3. No se podrá generar doble acumulación de beneficios por una misma producción de noches efectivas y asociadas a más de una empresa. 

5.1.4. Las compañías que quieran pertenecer al Programa Empresas ESTELAR sólo pueden adquirir una cuenta y no podrán pertenecer al Programa Siempre ESTELAR Corporativo.  Si la Compañía se inscribe al Programa Empresas ESTELAR y se encontraba en Programa Siempre ESTELAR Corporativo, se retirará de inmediato de este último programa. En el caso del Programa Puntos a Favor (PAF), únicamente acumularán los aliados que cuenten con la opción de acumulación por toda sucursal o Compañía. 

5.1.5. La inscripción al Programa Empresas ESTELAR es voluntaria, gratuita y estará disponible únicamente para Compañías naturales, jurídicas, nacionales o extranjeros de acuerdo con la reglamentación del país de residencia, que se vinculen en Colombia bajo los mecanismos dispuestos para tal fin. 

5.1.6. Cada sucursal de la Compañía tendrá su código para solicitar la reserva de alojamiento por medio de la página web www.hotelesestelar.com y es responsable a quien designe para su manejo. Código el cual debe coincidir con el indicado por Hoteles ESTELAR y que varía anualmente.

5.1.7. Si la Compañía gestiona sus reservas a través de Implantes, los beneficios aplican para las Compañías más no para los implantes.

5.1.8. La vigencia para redención de los beneficios será de 1 año calendario. 

5.1.9. Hoteles ESTELAR se reserva el derecho de aceptar o desvincular del Programa Empresas ESTELAR a una Compañía en cualquier momento y de manera discrecional.

La desvinculación no voluntaria conllevaría a la inactivación de la cuenta, suspensión de la entrega de beneficios en trámite y/o eliminación por diversas razones entre las que figuran:

• Incumplimiento de las políticas, términos y condiciones del Programa Empresas ESTELAR.

• Suministro de datos falsos o incorrectos de la cuenta, así como uso indebido del Programa Empresas ESTELAR establecidos en el presente documento.

• Suplantación de identidad.

• A solicitud de la compañía.

• Infracción de cualquier ley o regulación nacional o internacional, estatal o local.

• Abstenerse de pagar gastos no incluidos en los beneficios redimidos.

• Intercambio o venta de beneficios otorgados con fines comerciales.

• Fraude o abuso relacionado con cualquier sección del Programa.

• Cualquier acción o conducta por su parte que sea determinada por Hoteles ESTELAR, a su única discreción como irrazonable, abusiva, ofensiva o negativa para el Programa Empresas ESTELAR, a cualquiera de sus socios o representantes, o colaboradores.

5.1.10. Hoteles ESTELAR se reserva el derecho de revisar, eliminar y/o ajustar los beneficios en caso de evidenciar errores. 

5.1.11. El Representante legal es responsable de la participación de la compañía en este Programa entendiendo y cumpliendo los términos y condiciones aplicables a su compañía, las políticas internas de la misma, código de ética y conducta y los procedimientos u otras regulaciones a los que estén sujetos.

5.1.12. La compañía no tiene ningún derecho de propiedad sobre los beneficios obtenidos y no se constituyen como patrimonio de esta.

5.1.13. Los beneficios disponibles en la cuenta de la compañía no son transferibles a terceros en ningún evento, no obstante a modo ilustrativo enumeramos algunos sin limitarse: (i) fallecimiento del Representante Legal, (ii) por operación de ley, (iii) retiro del representante legal de la Compañía vinculada durante la inscripción o registro al Programa Empresas ESTELAR, (v) por ley de insolvencia económica, (vi) desvinculación voluntaria. 

El saldo de beneficios disponibles en la cuenta de una compañía no podrá unificarse con el saldo de otra compañía al Programa Empresas ESTELAR.

5.1.14. Los beneficios del Programa Empresas ESTELAR no son negociables ni canjeables por dinero en efectivo ni por cualquier otro beneficio o consideración no autorizados por el Programa Empresas ESTELAR. 

5.1.15. Ni el Programa Empresas ESTELAR, ni ninguno de los beneficios que se ofrecen crean, constituyen o dan lugar a ningún tipo de vínculo adicional entre las partes, ni habilitarán a las mismas para representar a la otra a ningún título. En consecuencia, las partes carecen de autorización o vínculo contractual que las faculte para representar o comprometer de alguna manera a la otra, ni para anunciarse como titular de dichas calidades. Asimismo, la afiliación al Programa no crea ningún tipo de sociedad o vínculo entre Hoteles ESTELAR y las compañías afiliadas al Programa.

5.1.16. Hoteles ESTELAR no se hace responsable de posibles pérdidas de correspondencia física o electrónica, debido a direcciones incorrectas, correos electrónicos errados, fallos en los sistemas de comunicación, entre otros. Hoteles ESTELAR se reserva el derecho de modificar en cualquier momento el medio de comunicación con sus compañías afiliadas, implementando mecanismos alternos o sustitutos que brinden la misma información.

5.1.17. Anualmente Hoteles ESTELAR realizará una revisión de las listas restrictivas y en caso de que llegue a conocer una cualquiera circunstancia relacionada con temas asociados a lavado de activos y financiación del terrorismo en las cuales se encuentre formalmente vinculada la compañía, Hoteles ESTELAR  tendrá una legítima causal para inactivar complementarme a la compañía del  Programa Empresas ESTELAR sin que ello implique incumplimiento del mismo, ni el reconocimiento o pago de sanciones, multas o indemnizaciones.

5.1.18. Las políticas, términos y condiciones del Programa Empresas ESTELAR establecidas en el presente documento rigen a partir de la publicación o notificación del presente documento, y quedará regulado por las actuales condiciones.

5.1.19. La Compañía recibirá la factura mediante el proceso de facturación electrónica.

5.1.20. La sucursal puede solicitar cambio de código cuando lo considere necesario.

5.1.21. El huésped podrá pagar su reserva, que haya sido solamente garantizada por la empresa, de contado con cualquier medio de pago en el momento del check out.

5.2. CATEGORÍAS DEL PROGRAMA 

5.2.1. A continuación, se relaciona los niveles de clasificación de las compañías afiliadas al programa:

5.2.2. Todas las compañías nuevas en el momento del registro ingresan con categoría Oro y dependiendo su producción en noches efectivas, se reclasificará a la categoría correspondiente al año. 

5.2.3. Anualmente se revisará la producción en noches efectivas de las Compañías inscritas al Programa Empresas ESTELAR, para determinar la categoría. Se confirma al correo electrónico informado por la compañía.

5.3. INSCRIPCIÓN DE COMPAÑIAS 

5.3.1. La compañía que quiere pertenecer al Programa Empresas ESTELAR debe realizar la inscripción a través del Gerente de Cuenta de Hoteles ESTELAR que asesora la compañía.  

5.3.2. La compañía que quiera pertenecer al Programa Empresas ESTELAR deberá aceptar y cumplir las políticas, términos y condiciones de este. No podrá acceder a los beneficios hasta no aceptarlas.

5.3.3. Una vez inscrito, si la compañía no está de acuerdo con las políticas, términos y condiciones del Programa Empresas ESTELAR y/o si considera un error la inscripción y no desea ser afiliada del Programa, o si ya está inscrita y desea retirarse, debe comunicar por escrito su decisión al correo electrónico programas@hotelesestelar.com en Colombia.

5.3.4. Anualmente se revisará la producción de las compañías para determinar su permanencia o no en el programa dependiendo de la producción en noches efectivas.

5.3.5. Si la producción de la compañía al año es inferior a las noches requeridas para categoría oro, será retirado del programa.  Si la compañía desea que la activen nuevamente en el Programa, se debe realizar un nuevo proceso de inscripción.

5.4. REGISTRO DE COMPAÑÍAS 

5.4.1. Hoteles ESTELAR realizará verificación de los datos ingresados durante la inscripción de la compañía al Programa Empresas ESTELAR. Si el resultado es satisfactorio quedará registrado en el Programa Empresas ESTELAR, enviando un correo electrónico confirmando o negando su afiliación al Programa.

5.5. ACUMULACIÓN 

5.5.1. Para acumular noches efectivas en el Programa Empresas ESTELAR, la sucursal de la compañía deberá ingresar su código al momento de solicitar la reserva de alojamiento por medio de la página web www.hotelesestelar.com. Código el cual debe coincidir con el indicado por Hoteles ESTELAR y que varía anualmente. Cada sucursal tendrá un código diferente.

5.5.2. Al momento de solicitar la reserva, la tarjeta de crédito será el único medio de pago aplicable y se debe especificar, si la tarjeta es únicamente para garantizar la reserva y por ende el huésped pagará en el momento del Check out, o se cobrará el valor del alojamiento a la tarjeta registrada durante la reserva.

5.5.3. La acumulación se realizará por Compañía.

5.5.4. Los conceptos determinados por el Programa Empresas ESTELAR no aplicables para la acumulación de noches efectivas, son los siguientes:

• Si el huésped no se presenta (No show).

• Consumos realizados por el huésped durante el alojamiento.

• Redención de puntos, estrellas o millas de los Programas de Lealtad y alianzas con Hoteles ESTELAR.

• Tarifas por noches otorgadas por Hoteles ESTELAR a título de cortesía, bono de premio, indemnizaciones, resarcimientos y/o canjes.

• No se permiten la reserva de grupos a través de la página WEB.

5.6. REDENCIÓN 

5.6.1. La compañía afiliada debe solicitar la redención de sus beneficios por medio del formato Redención incentivos Empresas ESTELAR GPL-040-F001 Al correo electrónico programas@hotelesestelar.com. La oficina principal es la encargada de administrar los beneficios, por lo tanto será esta misma la encargada de distribuir los beneficios entre sus sucursales. 

5.6.2. Para el proceso de redención los beneficios serán descontados de los disponibles en la cuenta de la Compañía, mediante el formato dispuesto para tal fin, por lo tanto, recomendamos tener completa seguridad de la transacción y revisar el detalle del beneficio a redimir, ya que una vez redimido, los beneficios no podrán ser reversados.

5.6.3. En las opciones de redención se encuentran los siguientes beneficios, los cuales varían de acuerdo con la categoría en la cual se encuentre la compañía afiliada al programa Empresas ESTELAR:

**Previa solicitud y sujeto a disponibilidad.

***Solicitar previo a la realización del evento.

5.6.4. Los beneficios no incluyen, propinas, minibar, lavandería, teléfono, transporte, IVA, seguro hotelero y cualquier otro no especificado en el que se incurra, estos deberán ser cancelados por el huésped finalizado el servicio redimido

5.6.5. A solicitud de redención de beneficios por alojamiento y servicios de hotel deberá contar con un mínimo de ocho (8) días hábiles previos a la fecha estimada de ingreso al Hotel, cuya confirmación estará sujeta a disponibilidad del hotel participante al Programa Empresas ESTELAR.

5.6.6. Las noches de alojamiento redimidas se otorgarán únicamente en habitación estándar o su equivalente dependiendo del hotel. La confirmación estará sujeta a disponibilidad del hotel.

5.6.7. La redención de fin de semana será realizada para uno o dos adultos con uno o dos menores de edad en la misma habitación de los padres, sujeto a disponibilidad. 

5.6.8. Las noches efectivas acumuladas podrán ser redimidas únicamente en los beneficios correspondientes a cada categoría indicados en la tabla No. 2.

5.6.9. La compañía podrá redimir sus beneficios a partir del momento que fue confirmada su categoría y tiene un año calendario para hacerlo. 

5.6.10. La redención del beneficio noches de cortesía en el Hotel ESTELAR Manzanillo, incluye únicamente el alojamiento, el huésped deberá cancelar el suplemento alimenticio.

5.7. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

5.7.1. Toda petición, queja o reclamo de la compañía respecto del Programa Empresas ESTELAR, deberá enviarla al correo electrónico programas@hotelesestelar.com o llamar a la línea de atención +57 1 5877990 extensión 7773. Horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m.

5.7.2. La compañía contará con un (1) mes calendario contados a partir del día que se confirma su categoría para presentar reclamaciones respecto de esta. Vencido el plazo señalado no habrá lugar a reclamaciones o ajustes por tal motivo. La compañía debe conservar todos los recibos y facturas de alojamiento, ya que serán necesarios para las solicitudes de ajuste de noches.

5.8. NORMATIVIDAD Y POLITICAS APLICABLES

a. Protección de Datos

En Colombia, de acuerdo a la Ley 1581 del 2012, y en Perú, de acuerdo a la Ley 29733 del 2011, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, lo invitamos a visitar nuestra página web www.hotelesestelar.com en donde encontrará en forma detallada la política de tratamiento de información de nuestros clientes, así mismo le informamos que con el envío de los datos que nos ha suministrado, usted autoriza a Hoteles ESTELAR, para almacenar, procesar y hacer seguimiento de los servicios contratados y que Hoteles ESTELAR garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

b. Prevención de Explotación Sexual Comercial de Niños, Niñas y Adolescentes – ESCNNA

La Compañía se compromete a alojarse el día reservado. Por favor, verifique los datos de su reserva antes de hacer uso de ella. Su reservación inicia a las 15:00 Horas del día de llegada y finaliza a la 13:00 Horas del día de salida. Si viaja con su(s) hijo(s) menor(es) de 18 años, debe presentar el documento de identificación del(los) menor(es) de edad (registro civil), que demuestre la existencia del parentesco. Si el(los) menor(es) de edad no viaja(n) en compañía de sus padres, usted deberá entregar en la recepción, adicionalmente al documento de identificación del menor (registro civil), el permiso de los padres, el cual deberá estar autenticado por un Notario y acompañado de la copia del documento de identificación de quienes dieron la autorización. Sin esta documentación no se permite el ingreso de los menores de edad al hotel. Lo anterior en desarrollo a lo dispuesto en la Ley 679 de 2001 Estatuto Para Prevenir La Explotación Sexual De Niños, Niñas y Adolescentes y sus normas concordantes.

c. Ley Antitabaco

En Colombia, de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley 1335 del 2009 y en Perú en la Ley 29517 del 2010, nuestros Hoteles cuentan con espacios y ambientes libres de humo de tabaco. En consecuencia, la Compañía acepta como obligación, el abstenerse de fumar en los espacios, zonas y ambientes que estén demarcadas como espacios libres de humo, así como también en los espacios cerrados, tales como habitaciones, pasillos, restaurantes, salones y demás. En el evento en que la Compañía incumpla con esta obligación, acepta pagar una penalidad equivalente 100.000 COP en Colombia y 250 USD en Perú, por incumplimiento de sus obligaciones.

d. Prevención Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

La Compañía se obliga a implementar las medidas tendientes a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas sin su conocimiento y consentimiento como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a estas actividades. En tal sentido, acepta que ESTELAR pueda terminar de manera unilateral e inmediata la relación que surge  del Programa en caso que la Compañía llegase a ser: (i) condenado por las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con dichas actividades (ii) incluido en listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior – OFAC emitida por la Oficina del Tesoro de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas públicas relacionadas con el tema del lavado de activos y financiación del terrorismo, o (iii) condenado por las autoridades competentes en cualquier tipo de proceso judicial relacionado con la comisión de los anteriores delitos. 

e. Anticorrupción y Antifraude

La Compañía declara que no permitirá conductas o prácticas deshonestas que atentarían contra la integridad empresarial; como por ejemplo, ofrecer o aceptar regalos, invitaciones, u otro tipo de incentivos que puedan recompensar o influir para que tome o se abstenga de tomar alguna medida comercial o legal, o cuando intencionalmente oculta, altera, falsifica u omite información en beneficio propio o en beneficio de otros, o la incursión en eventuales conflictos de interés que pudieran anteponer prioridades personales a las colectivas; promoviendo una cultura de ética, transparencia y rectitud en el desarrollo de las actividades.

f. Política de Calidad

ESTELAR, está comprometido a satisfacer las necesidades legítimas de nuestros huéspedes y clientes externos e internos, fidelizándolos, mediante la prestación de un servicio oportuno y cálido, cumplimiento con altos estándares de calidad, a través del desarrollo integral del recurso humano y el mejoramiento continuo de nuestros procesos.

g. Política de Sostenibilidad

ESTELAR está comprometido con el desarrollo sostenible de nuestro entorno, asumiendo el compromiso legal en los aspectos ambientales, socioculturales y económicos, a través del mejoramiento continuo de nuestros procesos. Protegiendo la integridad física y moral de los niños, niñas, adolescentes y población vulnerable, aplicando medidas de seguridad y control encaminados a preservar sus derechos. Implementa medidas de prevención, control y mejora para minimizar el impacto ambiental, sociocultural y económico de la operación; sensibilizando a nuestros huéspedes, clientes, proveedores y colaboradores en cuanto a sus derechos y deberes sostenibles.

h. Declaración de Origen y Destino de Fondos

La Compañía, de manera voluntaria y dando certeza de que todo lo aquí consignado es cierto, realizo la siguiente declaración en cumplimiento a lo señalado en la Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupción y demás normas legales concordantes: i). No admitiré que terceros efectúen depósitos a nombre mío, con fondos provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo modifique o adicione, ni efectuaré transacciones destinadas a tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. ii). Autorizo a saldar las obligaciones o depósitos con esta institución, en el caso de infracción de cualquiera de los numerales contenidos en este documento eximiendo a Hoteles ESTELAR S.A. de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que yo hubiera proporcionado en este documento o de la violación de este. iii). Declaro que los recursos económicos y/o físicos no provienen ni serán destinados a actividades ilícitas de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo modifique o adicione.

i. Declaración de Confidencialidad

La Compañía se compromete a mantener, y a hacer mantener por parte de sus colaboradores y/o contrapartes, en estricta confidencialidad, toda y cualquier Información Confidencial que llegue a su conocimiento como resultado de la relación que surja con la afiliación al Programa Empresas ESTELAR, sin autorización previa. Entiéndase por Información Confidencial todos los procesos, métodos de operación, datos, recursos, gráficas, información visual, verbal o escrita, procedimientos, ideas, planos, diseños, fórmulas, cálculos, estrategias de mercado, precios, contratos, nombres y datos que suministre Hoteles ESTELAR S.A.

j. Autorización Tratamiento de Datos Personales

La Compañía autoriza a Hoteles ESTELAR para que conforme a la Ley 1581 de 2012, dé el manejo, tratamiento y almacenamiento de la información de datos personales que he suministrado a través de los diversos canales de comercialización tales como sitios web, call centers, entre otros. De igual forma asumo el compromiso de realizar oportunamente la actualización de la información y documentación anualmente (año calendario) o cuando se genere algún cambio a la misma.

k. Declaración de Conocimiento Derechos y Deberes Sostenibles 

Derechos y Deberes Sostenibles Clientes Huéspedes y Visitantes GNC100-P005. Documento disponible en www.hotelesestelar.com